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Numérisation de documents

SERVICE · NUMÉRISATION DOCUMENTAIRE Nouvelle offre

Du plan papier au document que l'on interroge

Schémas d'armoire jaunis, plans pliés, classeurs de notices : nous les scannons, nous les convertissons en dessins vectoriels DXF ou DWG, nous relions leurs repères à une base de données et nous mettons le tout dans un portail web. On y cherche, on y clique d'une feuille à l'autre, et un agent répond à vos questions.

Le scanUne photo du papier : rien à chercher, rien à modifier.
Le dessin vectorielDes lignes et du vrai texte, dans un fichier DXF ou DWG.
Le document reliéChaque repère ouvre sa fiche et mène aux autres feuilles.

Un scan n'est qu'une photo

On ne peut ni y chercher un repère, ni le modifier, et rien ne relie un appareil aux feuilles où il figure. Tout dépend donc du fichier que vous avez entre les mains.

PDF, DXF, DWG : trois fichiers, trois usages

PDFPour lire et imprimer

Un document figé, identique sur tous les écrans et à l'impression. Issu d'un scan, c'est encore une image, dans une autre enveloppe. Exporté d'un logiciel de DAO, ses traits et ses textes sont vectoriels : on peut y chercher un mot et zoomer sans perte, mais pas reprendre le dessin.

DXFPour échanger

Le même dessin vectoriel qu'un DWG (lignes, arcs, textes, calques, blocs), écrit dans un format d'échange dont la description est publique. Presque tous les logiciels de DAO le lisent : c'est le fichier que l'on transmet d'un logiciel à l'autre. Il est plus volumineux.

DWGPour travailler

Le format de travail d'AutoCAD : binaire, compact, propre à son éditeur. C'est le fichier que l'on ouvre tous les jours pour dessiner et mettre à jour. D'autres logiciels de DAO l'ouvrent aussi.

Nous livrons vos dessins en DXF ou en DWG, au choix : des traits et des textes que l’on modifie. À ce moment, il n’y a pas encore d’intelligence dans le fichier : elle se construit dans les étapes qui suivent.

Six étapes, du papier à l'agent

L'intelligence ne vient pas d'un coup : elle se construit étage par étage. Les deux premières étapes donnent un dessin propre, encore muet. Les quatre suivantes lui apprennent de quoi il est fait.

D'abord, un dessin propre

Pas encore d'intelligence

À ce moment, le fichier ne contient que des traits et des textes. Le logiciel de DAO ignore qu'un cercle et deux traits forment une pompe, ou qu'un texte est le repère de l'appareil voisin.

  1. Numériser

    Nous scannons vos originaux papier, ou nous partons de vos fichiers : scans existants, PDF, DWG, exports de CAO.

    Vous obtenez : une image fidèle de chaque page.

  2. Vectoriser

    Les traits deviennent des lignes, les textes redeviennent du texte. Le dessin s'ouvre et se modifie dans AutoCAD ou un autre logiciel de DAO.

    Vous obtenez : un fichier DXF ou DWG par feuille.

Ensuite, l'intelligence, étage par étage

L'intelligence commence ici

Nous commençons à structurer le dessin en blocs intelligents, puis nous relions ces blocs entre eux et à vos autres documents.

  1. Structurer

    Chaque symbole devient un bloc : un objet nommé, qui sait ce qu'il représente. Les textes qui l'accompagnent deviennent ses attributs : repère, désignation, caractéristiques. Deux pompes dessinées de la même façon partagent la même définition.

    Vous obtenez : un dessin dont on peut lister, compter et extraire les appareils.

  2. Relier

    Nous construisons la base de données intelligente de votre installation. Les blocs et leurs attributs y entrent : un repère, une fiche. Chaque fiche connaît toutes les feuilles où l'appareil apparaît, du schéma électrique au schéma de procédé et à la notice.

    Vous obtenez : la liste de vos appareils, points de mesure, câbles et bornes, avec toutes leurs occurrences.

  3. Consulter

    Un portail web affiche vos documents. On cherche un repère ou un mot, on clique sur un appareil pour ouvrir sa fiche et passer d'une feuille à l'autre. Un espace d'administration sert à déposer et à classer les documents.

    Vous obtenez : un portail web et son espace d'administration.

  4. Interroger

    Un agent intelligent, qui a compris votre installation, répond à vos questions : il connaît vos appareils, leurs repères et les liens entre les feuilles. Exemple : « Sur quelles feuilles apparaît la pompe P-101 ? » Également possible avec un agent Copilot Studio, dans votre environnement Microsoft, sur votre SharePoint.

    Vous obtenez : un agent que l'on interroge en langage courant.

Un bloc intelligent, concrètement

Dans un logiciel de DAO, un bloc est un groupe de traits enregistré sous un nom et réutilisé partout où le même symbole apparaît. Ses attributs sont des champs de texte attachés au bloc. C'est ce couple, bloc et attributs, qui rend le dessin exploitable : une requête sort la liste des pompes, là où un dessin sans blocs ne connaît que des cercles.

BlocPOMPE
Repère
P-101
Désignation
Pompe d'alimentation
Feuille
7
Autres feuilles
3 · 12
Exemple fictif. Les attributs retenus se décident avec vous, selon vos documents.

À savoir Ce travail est progressif : un symbole qui n'a pas encore été structuré reste un ensemble de traits. Les liaisons entre appareils (fils, tuyauteries) restent des traits : c'est la base de données qui dit sur quelles feuilles chaque repère apparaît.

Quatre familles de documents

Schémas électriques

Armoires, borniers, plans de câblage, boucles de mesure.

Schémas de procédé

P&ID : appareils, tuyauteries, points de mesure.

Plans mécaniques et de bâtiment

Implantations, plans d'ensemble, isométriques.

Documentation

Notices, fiches techniques, certificats, classeurs. Elle devient un texte cherchable, que l'agent peut lire.

Chez vous ou chez nous

Installé chez vous

La plateforme tourne sur votre serveur. Vos documents ne quittent pas votre réseau.

Hébergé chez nous

Nous hébergeons la plateforme. Vous y accédez par un navigateur, sans rien installer.

Accès sécurisé

L'accès passe par un compte personnel. Les données peuvent être chiffrées.

Et l'agent ? Il suit la sensibilité de vos documents : les documents ordinaires peuvent passer par un modèle en ligne sous contrat, les documents sensibles restent sur un modèle local. Si vous travaillez dans l’environnement Microsoft, il peut aussi prendre la forme d’un agent Copilot Studio, sur votre SharePoint. Lire l'article sur la digitalisation, les données et l'IA

Pour démarrer : ce dont nous avons besoin

  • Quelques pages représentatives de chaque famille de documents, pour mesurer la qualité de départ.
  • Votre convention de repérage : comment vous nommez appareils, points de mesure, câbles et bornes.
  • Votre logiciel de DAO et le format attendu : DXF ou DWG, et dans quelle version.
  • Le lieu d'hébergement : chez vous, chez nous, ou dans votre environnement Microsoft.

Parlons de vos documents.

Dites-nous ce que vous avez : type de documents, volume, papier ou fichiers. Nous vous rappelons pour voir ce qui est faisable.

Envoyez-nous un e-mail

Un simple e-mail suffit : nous vous rappelons.

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